Главная → Статьи → Хранение счетов-фактур поликлиникой возможно в электронной форме

 

Хранение счетов-фактур поликлиникой возможно в электронной форме

Поликлиника является налогоплательщиком НДС. При продаже облагаемых НДС товаров и услуг в розницу за наличный расчет физическим лицам выдаются кассовые чеки. При этом в книге продаж регистрируются счета-фактуры, которые поликлиника формирует в бухгалтерской программе, но не распечатывает. В настоящее время счета-фактуры формируются по каждому кассовому чеку, поэтому их распечатка приведет к появлению большого количества бумажных бланков счетов-фактур, что создаст трудности с их хранением и вызовет дополнительные расходы. Допустимо ли, если для себя поликлиника не будет распечатывать такой счет-фактуру, так как по встречным проверкам запросить ее не могут?

 

Согласно пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ налогоплательщик обязан составить счет-фактуру, вести книги покупок и книги продаж при совершении операций, признаваемых объектом налогообложения в соответствии с главой 21 НК РФ (за исключением операций, не подлежащих налогообложению (освобождаемых от налогообложения) в соответствии со ст. 149 НК РФ, если иное не предусмотрено пп. 1.1 п. 3 ст. 169 НК РФ). При совершении операций по реализации товаров (работ, услуг), имущественных прав лицам, не являющимся налогоплательщиками НДС, и налогоплательщикам, освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика, связанных с исчислением и уплатой НДС, по письменному согласию сторон сделки счета-фактуры не составляются.

В рассматриваемой ситуации поликлиника реализует населению на территории РФ товары и услуги, являющиеся объектом налогообложения НДС (пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ), освобождение от налогообложения которых не предусмотрено. В силу пп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ в общем случае это влечет за собой необходимость составления ею соответствующих счетов-фактур.

Заметим, что из разъяснений специалистов финансового ведомства следует, что счета-фактуры по товарам (работам, услугам), оплаченным физическими лицами в безналичном порядке, можно выписывать в одном экземпляре ежеквартально. Это обусловлено тем, что физические лица не являются налогоплательщиками НДС и этот налог к вычету не принимают (смотрите, например, письма Минфина России от 09.12.2016 № 03-07-05/73666, от 15.06.2015 № 03-07-14/34405, от 01.04.2014 № 03-07-09/14382). На наш взгляд, данный порядок действий можно применить и в анализируемой ситуации. Заметим, что в письме Минфина России от 03.02.2015 № 03-07-05/4099 представлен вывод о том, что при оказании банком физическим лицам услуг за наличный расчет регистрация в книге продаж документов, в том числе бухгалтерской справки-расчета по итогам операционного дня по каждому обособленному подразделению, действующему порядку ведения книги продаж не противоречит.

В то же время, учитывая, что физические лица не признаются налогоплательщиками НДС (п. 1 ст. 143 НК РФ), поликлиника сможет и вовсе не составлять счета-фактуры при реализации им товаров и услуг по письменному соглашению. В таком случае в книге продаж будут регистрироваться первичные учетные документы, а также документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала) (п.п. 1, 13 Правил ведения книги продаж, применяемой при расчетах по НДС (далее – Правила), утвержденных постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, смотрите также письма ФНС России от 29.01.2015 № ЕД-4-15/1066, Минфина России от 22.01.2015 № 03-07-15/1704, от 09.10.2014 № 03-07-11/50894).

На основании п. 3 ст. 168 НК РФ при реализации товаров (работ, услуг), передаче имущественных прав, а также при получении сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав выставляются соответствующие счета-фактуры не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения сумм оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав.

Вместе с тем п. 7 ст. 168 НК РФ установлено, что при реализации товаров за наличный расчет организациями (предприятиями) и индивидуальными предпринимателями розничной торговли и общественного питания, а также другими организациями, индивидуальными предпринимателями, выполняющими работы и оказывающими платные услуги непосредственно населению, требование, установленное, в частности, п. 3 указанной статьи, по выставлению счетов-фактур считается выполненным, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной документ установленной формы.

Соответственно, поликлиника в данном случае освобождена от обязанности по выставлению физическим лицам составленных счетов-фактур в связи с выдачей им кассовых чеков при продаже товаров и услуг.

Заметим также, что существует позиция, согласно которой выполнение требований п. 7 ст. 168 НК РФ освобождает налогоплательщиков от обязанности не только по выставлению, но и по составлению счетов-фактур (смотрите, например, письма ФНС России от 21.05.2015 № ГД-4-3/8565@, Минфина России от 22.09.2011 № 03-07-09/29, постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.05.2006 № 13АП-1838/06). В книге продаж в таком случае будут регистрироваться показатели контрольных лент контрольно-кассовой техники (п.п. 1, 13 Правил, смотрите также письмо Минфина России от 23.03.2015 № 03-07-09/15737). Руководство данной точкой зрения также освобождает поликлинику от составления счетов-фактур в связи с реализацией населению товаров и услуг.

Напоминаем, что все неустранимые сомнения, противоречия и неясности актов законодательства о налогах и сборах толкуются в пользу налогоплательщика (п. 7 ст. 3 НК РФ).

В соответствии с абзацем вторым п. 1 ст. 169 НК РФ счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронной форме по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у указанных сторон совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур в соответствии с установленными форматами и порядком.

На наш взгляд, в практическом плане процедура составления и выставления счетов-фактур в электронной форме в адрес физических лиц не является актуальной. Это указывает на то, что счета-фактуры в необходимых случаях должны составляться и выставляться им на бумажном носителе.

При этом заметим, что специалисты налогового ведомства исходят из того, что даже в случае составления и выставления покупателю счетов-фактур на бумажном носителе допускается хранение вторых экземпляров таких счетов-фактур в виде электронного образца, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации. При необходимости распечатывания вторых экземпляров счетов-фактур, выставленных на бумажном носителе и подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, достоверность усиленной квалифицированной электронной подписи руководителя и главного бухгалтера организации либо иных уполномоченных лиц заверяется в установленном порядке руководителем организации (письмо ФНС России от 06.09.2017 № СД-4-3/17731@, смотрите также письмо ФНС России от 19.07.2017 № СД-4-3/14079). Заметим, что данная позиция согласована с Минфином России.

По нашему мнению, такого рода разъяснения указывают на то, что поликлинике в данном случае необязательно распечатывать счета-фактуры, оформляемые для собственных нужд в виде электронного образца, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью ее руководителя.

 

Ответ подготовил: Буланцов Михаил, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитор, член Российского Союза аудиторов
Контроль качества ответа: Игнатьев Дмитрий, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ, кандидат экономических наук

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи. Оставить заявку >>

 

Нужна электронная подпись для врача? Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>