Главная → Статьи → Усиленная квалифицированная электронная подпись: как правильно подписать документы

 

Усиленная квалифицированная электронная подпись: как правильно подписать документы

Организация (ООО, частное охранное предприятие) пользуется электронным документооборотом при обмене документами с другой организацией. Документы подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью. В программном продукте оператора электронного документооборота предусмотрено, что электронный документ не может быть распечатан на бумажном носителе, если он не подписан ЭЦП (т.е. не подтвержден). После аудиторской проверки были сделаны замечания, что документы с электронно-цифровой подписью оформлены неправильно. А именно со стороны ООО должна быть надпись не “Принят”, а “Подписан”. Тогда электронный документ будет иметь равную силу с бумажным документом. Как должен быть заполнен правильно документ, чтобы он имел равную юридическую силу с бумажными документами, подписанными собственноручной подписью и заверенными печатью организации?

 

Отношения в области использования электронных подписей, в том числе при совершении гражданско-правовых сделок, регулируются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ “Об электронной подписи” (далее – Закон № 63-ФЗ).

Как указано в п. 1 ст. 2 Закона № 63-ФЗ, электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

Таким образом, первичный документ в электронной форме (в рассматриваемой ситуации ведомость) и является той самой подписываемой информацией, к которой присоединяется электронная подпись (также являющаяся информацией в электронной форме).

Статьей 2 Закона № 63-ФЗ предусмотрены также следующие определения приведенных ниже понятий:
– ключ электронной подписи – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи (п. 5 ст. 2 Закона № 63-ФЗ);
– удостоверяющий центр – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом (п. 7 ст. 2 Закона № 63-ФЗ);
– средства электронной подписи – шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций – создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи (п. 9 ст. 2 Закона № 63-ФЗ);
– средства удостоверяющего центра – программные и (или) аппаратные средства, используемые для реализации функций удостоверяющего центра (п. 10 ст. 2 Закона № 63-ФЗ);
– участники электронного взаимодействия – осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане (п. 11 ст. 2 Закона № 63-ФЗ);

Усиленная квалифицированная электронная подпись (она же – квалифицированная электронная подпись, далее – ЭЦП) должна соответствовать признакам, предусмотренным частями 3, 4 ст. 5 Закона № 63-ФЗ.

Согласно части 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Учитывая приведенные нормы Закона № 63-ФЗ, полагаем, справедливо будет отметить, что электронный документ (первичный документ в электронной форме) представляет собой машинописный код. Электронный документ не существует исключительно в том виде, в котором он отображается на экране монитора, или в том виде, в котором он распечатывается на бумажном носителе, что является лишь наглядным его представлением, читаемым и понятным для пользователя (участника электронного взаимодействия).

Таким образом, электронный документ (предмет или объект электронного документооборота), подписанный ЭЦП, является оригиналом до тех пор, пока он представлен в электронной форме, т.е. содержится на электронном носителе и включает в себя “присоединенную информацию в электронной форме”, представляющую саму ЭЦП. С момента распечатки электронного документа, подписанного ЭЦП, распечатанный на бумажном носителе электронный документ в любом случае является копией оригинального электронного документа.

Например, в письме ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671 отмечено, что действующее законодательство в области бухгалтерского учета и налоговое законодательство не содержат ограничений в части использования для оформления фактов хозяйственной жизни самостоятельно разработанных форматов первичных учетных документов (подразумеваются электронные документы). Однако, если документ в электронной форме составлен не по формату, установленному ФНС России, такие документы в случае истребования в рамках налоговых проверок представляются в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании документа электронной подписью. Аналогичные разъяснения даны в письме ФНС России от 09.09.2015 № СА-4-7/15871 со ссылкой на письма Минфина России от 07.07.2011 № 03-03-06/1/409, от 14.06.2011 № 03-02-07/1-190.

Иными словами, если участник электронного документооборота при необходимости распечатывает электронный документ на бумажном носителе, формируя тем самым копию электронного документа, то данная копия должна быть заверена надлежащим образом.

Действующее на сегодняшний день законодательство и нормативно-правовые акты не содержат требований о том, каким словом должна обозначаться отметка в первичном документе о состоявшемся факте его подписания посредством ЭЦП (в частности, со стороны заказчика (покупателя)). Программные средства различных операторов электронного документооборота могут иметь собственные нюансы в наглядном оформлении действий, совершенных участниками электронного документооборота. Для подтверждения наличия или отсутствия ЭЦП участника электронного документооборота в электронном документе необходимо исследование непосредственно электронной формы данного документа, т.е. его машинописного кода. Иными словами, сама по себе отметка “Принят” в читаемой (наглядной) форме документа не может свидетельствовать ни о наличии, ни об отсутствии ЭЦП в электронном документе.

Например, в открытых источниках сети Интернет указанным Вами оператором электронного документооборота описан следующий Порядок взаимодействия участников электронного документооборота:
1) Отправитель формирует электронный документ, подписывает его ЭЦП и отправляет через Оператора Получателю. Отправитель может затребовать ответную подпись Получателя под электронным документом;
2) Получатель, получив от Отправителя электронный документ, формирует извещение о получении (фиксирует факт доставки) данного документа, подписывает извещение о получении ЭЦП Получателя и направляет Отправителю через Оператора.
3) Получатель, ознакомившись с содержимым полученного документа, принимает решение о согласии с электронным документом либо об отказе в приеме электронного документа. Соответственно принятому решению, если Отправитель запросил ответную подпись, Получатель должен сформировать уведомление о принятии или уведомление об уточнении, т.е. предпринимает следующие действия:
   – в случае согласия с полученным документом Получатель формирует уведомление о принятии, подписывает уведомление собственной ЭЦП и отправляет его Отправителю через Оператора;
   – Отправитель, получив от Получателя уведомление о принятии или уведомление об уточнении, формирует извещение о получении, подписывает извещение ЭЦП Отправителя и направляет Получателю через Оператора. С момента получения уведомления о принятии Отправителем электронный документ считается согласованным и подтвержденным обеими сторонами. С момента получения уведомления об уточнении Отправителем электронный документ считается несогласованным и невыставленным.

Полагаем, что справедливо будет отметить, что упомянутые выше уведомления (о получении или об уточнении) в предлагаемой системе электронного документооборота не являются самостоятельными документами, а лишь электронными сообщениями (или сигналами), сообщающими Отправителю о тех или иных действиях Получателя, но при их формировании на электронном документе проставляются соответствующие отметки. При этом, ознакомившись с электронным документом и зафиксировав факт его доставки, чтобы документ был доступен для распечатки самому Получателю, последний может предпринять однин из двух возможных шагов: либо принять его, либо сообщить Отправителю о необходимости уточнения документа. Оба действия отражаются в электронном документе соответствующими отметками, и получается, что они невозможны без ЭЦП.

Таким образом, логично предположить, что отметка “Принят” в наглядной (читаемой) форме электронного документа может свидетельствовать именно о том, что документ был принят и подписан покупателем (заказчиком), т.е. его полномочным представителем.

Вместе с тем, учитывая все вышеизложенное, дополнительно рекомендуем обратиться к собственно оператору электронного документооборота с вопросом о том, свидетельствует ли отметка “Принят” (с датой, временем и указанием подписанта) о свершившемся факте подписания электронного документа посредством ЭЦП со стороны покупателя (заказчика).

 

Ответ подготовил: Гильмутдинов Дамир, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Контроль качества ответа: Королева Елена, рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

 

Свежие новости цифровой экономики на нашем канале в Телеграм 

 

Нужна электронная подпись?  Достаточно оставить заявку. Мы поможем выбрать нужный в вашем случае тип сертификата электронной подписи, расскажем как его применить и предоставим другие дополнительные услуги. Оставить заявку >>

 

Хотите перейти на ЭДО? Поможем организовать юридически значимый документооборот с применением электронной подписи.  Оставить заявку >>